De Augustinusparochie informeert de parochianen die in de parochieadministratie zijn of worden opgenomen over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. In de onderstaande situaties wordt naar het privacybeleid op deze parochiewebsite verwezen:
- Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
- Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
- Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
- Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.
- Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.
Naam en contactgegevens van de parochie
- Naam: R.K. Heilige Augustinusparochie
- Postadres: Hooghout 67, 4817 EA, Breda
- Telefoonnummer: 076 521 90 87 ma/woe/vrijdag : 10.00 -12.00 u
- E-mail parochiesecretariaat: info@augustinusparochiebreda.nl
- Email parochiebestuur: secretaris@augustinusparochiebreda.nl
Persoonsgegevens die door de parochie worden verwerkt
- In de ledenadministratie staan diverse persoonsgegevens over parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en (email)adresgegevens. In dit document worden de parochianen aangeduid als "betrokkenen".
- In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen en als u kerkbijdrage betaalt ook uw rekeningnummer.
- In het Augustinusmagazine staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
- Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto's van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
- In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, wijding) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken.
- In de Begraafplaatsadministratie houdt de parochie een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’.
- Welke persoonsgegevens precies worden geregistreerd vindt u hierboven en in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Dit reglement kunt u vinden op rkkerk.nl/avg.
Het doel van het verwerken van persoonsgegevens
- De parochie registreert persoonsgegevens om in kerkelijke registers vast te leggen welke sacramenten iemand heeft ontvangen. Hieronder verstaan we in het bijzonder:
- de registratie die verbonden is aan het ontvangen van de sacramenten van het Doopsel, Vormsel, Heilige Communie, Huwelijk en de Wijding.
- De registraties die nodig zijn op grond van het Kerkelijk Recht.
- Een parochie is een gemeenschap van parochianen, familie van parochianen en mensen die bij de parochie zijn betrokken. De parochie moet een administratie bijhouden om de organisatie van de parochiegemeenschap te verzekeren; hieronder verstaan we bijvoorbeeld:
- het registreren van uw contactgegevens om via communicatiekanalen informatie en uitnodigingen te versturen over parochieactiviteiten en;
- het bijhouden van vrijwilligerstaken en een registratie van vrijwilligers en;
- het bijhouden van financiële administraties in verband met kerkbijdragen, schenkingen en giften en andere fondsenwervende activiteiten, maar ook financiële administraties rond grafrechten en stipendia. De parochie gebruikt hiervoor het software programma DocBase en Exact-Online.
- Een parochie is een onderdeel van de Rooms Katholieke Kerk. Wij zijn als parochie altijd verbonden met andere R.-K. kerkelijke instellingen in Nederland. Als parochie dragen wij bij aan de instandhouding en juistheid van de kerkelijke ledenadministratie en archieven.
- Een parochie heeft een parochiearchief. In het parochie archief wordt bijvoorbeeld het doopregister bewaard. De parochie kan ook persoonsgegevens bewaren in het archief als bron voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Dit doet de parochie alleen als zij belang heeft bij het doel van het archief.
De bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken
- De parochie mag bijzondere persoonsgegevens, zoals geloofsovertuiging, verwerken op grond van de wet (artikel 9 lid 2 sub d AVG).
- Andere persoonsgegevens mogen door de parochie worden verwerkt op grond van het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
- het registreren van haar parochianen, de gezinsleden van haar parochianen en mensen die geen lid zijn van de parochie, maar wel contact met de parochie onderhouden.
- het bijhouden van de vrijwilligersadministratie, financiële administratie, het houden van fondsenwervende activiteiten en het bijhouden van kerkelijke registers;
- De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de belastingdienst, de sociale dienst, politie of justitie) of kerkelijke overheid;
- De toestemming die de betrokkene heeft verleend door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op de digitale
Streaming en online uitzending van kerkelijke vieringen
- In bijzonder omstandigheden (zoals tijdens de coronapandemie of bijzondere vieringen) kunnen er video- en audio opnames gemaakt worden om mensen in staat te stellen de viering te volgen en mee te vieren. Daarbij is niet volledig uit te sluiten dat kerkbezoekers in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn.
- Bij aanvang van zo’n bijzondere viering zal duidelijk gemaakt worden of er tijdens de viering beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt.
- Van de mogelijkheid tot online streaming wordt door de parochie soms gebruik gemaakt in het kader van haar kerkelijke activiteiten. Zover er kerkbezoekers herkenbaar in beeld zijn, heeft de parochie hiervoor een gerechtvaardigd belang.
Van degenen die duidelijk herkenbaar in beeld komen omdat zij een functie in de viering vervullen (koren, lectoren, misdienaars) wordt toestemming verondersteld omdat duidelijk is dat er een online-streaming plaatsvindt.
Bewaartermijn
- De parochie bewaart persoonsgegevens zolang een betrokkene ingeschreven staat als lid van de parochie. Bent u geen lid meer van de parochie doordat u naar een andere parochie bent verhuisd dan meldt de parochie uw verhuizing naar de landelijke SILA registratie en worden uw persoonsgegevens automatisch uit onze parochieadministratie verwijderd.
- Bij verhuizing van een lid dat aangemeld is bij SILA komt er automatisch een SILA-mutatie van deze verhuizing binnen bij de parochie waaruit de betrokkene is vertrokken. Als de parochiaan naar een andere parochie verhuist, is deze nog 3 maanden (was 1 jaar) zichtbaar voor de oude parochie. Daarna is het lid dus niet meer zichtbaar is voor de oude geografische parochie. Bij het verhuizen van een SILA-lid uit uw parochie zal de parochie dus zelf geen persoonsgegevens verwijderen.
- Bij verhuizing van een lid dat NIET aangemeld is bij SILA moet de parochie zelf de wijziging aanbrengen op de ledenkaart. Ook hier geldt dat indien het lid naar een andere parochie verhuist dit lid na aanpassing door de parochie na 3 maanden niet meer zichtbaar is voor de vorige geografische parochie.
- Voor vragen over de procedures en werkwijzen met DocBase kunt u terecht bij IPAL via het e-mailadres info@ipal.nu <mailto:info@ipal.nu>
- De parochie kan geen persoonsgegevens uit de kerkelijke boeken (doopboek e.d.) verwijderen, omdat het belangrijk is bij te houden wie welke kerkelijke sacramenten heeft ontvangen. De parochie volgt de regels van het Kerkelijk Recht.
- De persoonsgegevens die zijn opgeslagen in andere bestanden, zoals het vrijwilligersbestand, het bestand voor de nieuwsbrief en/of parochieblad of de registratie van contactpersonen in de begraafplaatsregistratie, worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel van het bestand.
- Soms kunnen wij persoonsgegevens niet meer verwijderen, omdat het verwijderen daarvan uitzonderlijk veel werk van de parochie vraagt. Gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens in gedrukte nummers van het parochieblad of informatiebulletin of onder omstandigheden het parochiearchief.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden buiten de parochie
- Persoonsgegevens worden verstrekt aan - en zijn grotendeels afkomstig van - kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden daarvan zijn andere parochies, het bisdom, IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële- en ledenadministraties).
- Als u een overeenkomst hebt met de parochie, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst of een schenkingsovereenkomst, dan moeten bepaalde gegevens aan de Belastingdienst of een andere overheidsdienst worden verstrekt op grond van een wettelijke plicht. Op een (model)schenkingsovereenkomst kan gevraagd worden uw BSN in te vullen.
Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem (Exact-Online en DocBase) is beperkt tot de ledenadministrateurs en de penningmeester van het parochiebestuur.
De beveiligde toegang tot het financieel administratiesysteem Exact-online is beperkt tot de financieel administrateur(s) en de penningmeester van het parochiebestuur.
De penningmeester van het parochiebestuur zal IPAL onmiddellijk verzoeken om inloggegevens op te heffen van personen die hun (financieel)administratieve werkzaamheden/taken voor de parochie hebben gestaakt.
- De parochiesecretariaten en werkgroepleden en koren beschikken over persoonsgegevens en (email)adresbestanden voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun activiteiten, bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad, de uitvoering van de Actie Kerkbalans of de wekelijkse verspreiding van de emailnieuwsbrief.
- Emailadresbestanden van parochianen worden bewaard en bewerkt door medewerkers van de 4 parochiesecretariaten, werkgroepen en de personen die de wekelijkse digitale nieuwsbrief verzenden. Zij bewerken en bewaren deze gegevens op een veilige manier en verstrekken de gegevens uitsluitend na toestemming van het parochiebestuur aan andere vrijwilligers binnen de parochie.
Werkafspraken hierover staan vermeld in het handboek van de parochie.
Recht op inzage en correctie
Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij de secretaris van het parochiebestuur ( secretaris@augustinusparochiebreda.nl )
Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan de secretaris van het parochiebestuur.
Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies. U vindt dit document op rkkerk.nl/avg
Verwijderen van gegevens
Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan het secretariaat van het parochiebestuur secretaris@augustinusparochiebereda.nl .
Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor vindt u op de website rnl/kerk/kerkprovincie/in-en-uitschrijven/ . Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies op rkkerk.nl/avg.
Begraafplaatsadministratie
De parochie houdt een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’, zoals bedoeld in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Persoonsgegevens van nabestaanden en/of contactpersonen voor de registratie van grafrechten worden verwerkt, zoals omschreven in Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zorgvuldige en integere omgang met gegevens en/of foto’s van overleden vraagt niettemin om overleg met de nabestaanden.
Indien contactpersonen in het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’ zelf niet geregistreerd staan als lid van de R.-K. Kerk, ontvangen zij op het moment dat zij de contactgegevens aan de parochie verstrekken van de parochie een privacyverklaring.
Klachtrecht
Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur secretaris@augustinusparochiebreda.nl .
Betrokkene krijgt schriftelijk of per email bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Functionaris Gegevensbescherming
Voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens in de R.-K. Ledenadministratie is een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld.
Heeft u een klacht of een vraag over de manier waarop uw persoonsgegevens in de R.-K. Ledenadministratie worden verwerkt, neemt u dan contact op met de FG. U kunt uw vragen digitaal stellen via het contactformulier op: rkkerk.nl/avg